外貿(mào)單證的種類與使用

外貿(mào)單證品種繁多，既有貿(mào)易商自己繕制的，也有各國政府機關(guān)和第三方社會機構(gòu)或服務(wù)商出具的?？樦茊巫C需要細致耐心，更要熟悉國際貿(mào)易習慣和行業(yè)知識。

今天給大家匯總了外貿(mào)單證的種類與使用相關(guān)知識，詳細齊全，趕緊收藏起來吧~

常見的外貿(mào)單證有：

1. 合同

CONTRACT是統(tǒng)稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認書，買方出具則可稱為采購。

除了與國內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時間、地點、交易貨物品名、付款方式、違約責任以外，還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點附加條款。

此外，正式的外貿(mào)合同，往往還有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規(guī)定等細則。

對于容易在裝卸和儲運過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農(nóng)副產(chǎn)品等，合同中往往還會附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上，有若干幅度的差異，最后按照實際交貨量來結(jié)算。

理論上，合同應(yīng)該“一式兩份，雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑”，可在外貿(mào)實務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預付款、信用證等實質(zhì)的把控手段，合同本身反倒顯得不重要了。

也正因為如此，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下“信用證開出后生效”等條款，進一步淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢價工具。碰到這樣的合同，不必當真，預留時間，等到信用證收到再有所行動不遲。

2. 發(fā)票

或稱商業(yè)發(fā)票。外貿(mào)的“發(fā)票”概念和國內(nèi)的財務(wù)發(fā)票完全不同。

外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作、出具的文件，用于說明此票貨物的品名、數(shù)量、單價、總值等，以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。發(fā)票格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。

發(fā)票必須注明一個發(fā)票號碼(自己擬定)，出票時間?？梢园凑招枰皇綆追?，由若干正本和副本組成的，應(yīng)注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。

發(fā)票的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯當查”，即此份發(fā)票如有錯漏允許更改。

3. 形式發(fā)票

形式發(fā)票的用處，一是類似于單方面合同，作為報價和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認形式發(fā)票”的形式作為合同。

因此，除了和商業(yè)發(fā)票相同的內(nèi)容外，還可以根據(jù)需要在空白處以“REMARK”加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進一步落實交易。

此外，對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請。在采用國際快遞寄送貨物的時候，也需要附上形式發(fā)票，作為快遞公司統(tǒng)一報關(guān)計用。

4. 裝箱單

與外貿(mào)發(fā)票對應(yīng)，性質(zhì)一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名、數(shù)量、包裝方式、毛重、體積。

視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細說明，如凈重等。樣式與發(fā)票相仿，只是不需要注明貨物價值。通常也需要若干正本和副本。

5. 提單

提單就是貨物交付貨運公司以后，由貨運公司出具的證明，用以代表物權(quán)，以及在目的地提貨。每個船公司都有自己式樣的提單，但內(nèi)容則大同小異。提單是最核心單證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價值。

根據(jù)運輸方式的不同，分為空運提單和海運提單及其他。但實務(wù)中以海運提單最為常見，空運提單次之。

提單由貨運公司根據(jù)發(fā)貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數(shù)據(jù)來填制，經(jīng)發(fā)貨人確認無誤后簽章出具。

一般三正三副，任何一份正本均可提貨。一經(jīng)提貨，其余兩份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失，如果客戶沒有指明要求的話，可以只給客戶一份或兩份正本。

除了提單上的固定欄目外，海運提單在簽發(fā)的時候還必須加注“上船時間”(ONBOARDDATE)字樣，這是計算實際交貨期的標準。

6. 裝船通知

船開前或不遲于船開當日，由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限，但應(yīng)包括下列內(nèi)容：收貨人、發(fā)貨人

7. 保險單

為防范國際貨物運輸中可能發(fā)生的毀損，對一些價值較高的貨物，貿(mào)易商通常會辦理保險。保險公司根據(jù)投保的險種開具保險單，作為貨物單據(jù)之一。

海運貨物保險的險別，分為基本險別和附加險別兩類。

(1)基本險別有平安險、水漬險和一切險三種。

(2)附加險別是基本險別責任的擴大和補充，它不能單獨投保，附加險別有一般附加險和特別加險。

8. 商檢證、質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等

根據(jù)產(chǎn)品的不同，根據(jù)國家規(guī)定或按照客戶需求、行業(yè)習慣，部分商品出口必須經(jīng)過國家檢驗檢疫局強制并出具檢驗證書。根據(jù)檢驗項目的不同分為質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等。

出口必須檢驗的商品，廠商須先經(jīng)過商檢局備案登記。出口前，填制商品檢驗申請單(在商檢局那里取得)，將該商品的樣品送至商檢局檢驗。檢驗合格后，商檢機關(guān)出具商品檢驗放行單，憑放行單方可報關(guān)出口。

除了國家商檢局以外，也常見有客戶委托第三方民間檢驗機構(gòu)檢驗的。比如最著名的SGS檢驗公司，不少非洲和中南關(guān)注國家的貿(mào)易商因為本國進出口商品檢驗?zāi)芰τ邢薜雀鞣N原因而認可SGS檢驗。

SGS在我國廣東、上海、青島等地都有分支機構(gòu)，可應(yīng)客戶要求辦理檢驗，同時SGS現(xiàn)已與我國政府官方機構(gòu)----國家商檢局合作，由國家商檢局指定中國進出口商品檢驗總公司(CCLS)代為辦理裝船前檢驗，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、海、廣東等地的CCLS有代理權(quán)簽發(fā)SGS的檢驗報告。

實際上，很多商品的常規(guī)檢驗都包含了質(zhì)量、重量、衛(wèi)生、重金屬等等檢測項目，至于檢驗證書的名稱是什么，則可根據(jù)客戶的要求選擇。即證書內(nèi)容一樣，標題不同罷了。

9. 原產(chǎn)地證

原產(chǎn)地證包括一般原產(chǎn)地證和普惠制原產(chǎn)地證。

原產(chǎn)地證是證明我出口貨物生產(chǎn)和制造地的證明文件，是出口產(chǎn)品進入國際貿(mào)易領(lǐng)域的“身份證”。貨物進口國據(jù)此對進口貨物給予不同的關(guān)稅待遇和決定限制與否。

中國的原產(chǎn)地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業(yè)申請辦理此證，首先要在當?shù)剞k理企業(yè)注冊登記，然后才有資格申請簽證。

普惠制是發(fā)達國家給予發(fā)展中國家出口制成品和半制成品普遍的、非歧視的、非互惠的一種關(guān)稅優(yōu)惠制度。

普惠制產(chǎn)地證是依據(jù)給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產(chǎn)自受惠國的證明文件，并能使貨物在給惠國享受普遍優(yōu)惠關(guān)稅待遇。

同樣一般由商檢局出具，出口企業(yè)在商檢局辦理此證必須向當?shù)厣虣z局提供必要的證明文件和依據(jù)，首先要辦理企業(yè)注冊登記，其次才能申請簽證。

原產(chǎn)地證和普惠制證，也可以由各地的貿(mào)易促進會和商會(很多地方這兩個組織是兩塊招牌同一個班子)出具，格式一樣，只是蓋章不同。

10. 受益人聲明

受益人聲明只出現(xiàn)在信用證下(受益人本身就是信用證操作方式中的術(shù)語，一般指出口商)。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明或類似表述。

受益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函(保證承擔某些責任或某些可能產(chǎn)生的責任的聲明)的內(nèi)容。

書寫上無規(guī)定格式，只需要列標題為BENEFICIA RY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFI CATE THAT…”后面加上客戶所需聲明的內(nèi)容，再落款蓋章即可。

11. 船公司/貨運人聲明

性質(zhì)和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運公司出具。多用于證明貨運公司在承運操作中符合客戶要求。

常見的類型有聲明船齡符合要求(比如15年內(nèi))，聲明不懸掛以色列旗幟(常見于中東客戶要求)等。

12. 出口收匯核銷單

出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統(tǒng)一分配的外匯收入申報管理單據(jù)。在出口前，先向外管局領(lǐng)取，按格式填好后作為出口報關(guān)單據(jù)之一交給海關(guān)，海關(guān)清關(guān)后蓋章退回。

在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。

13. 出口貨物報關(guān)單

出口報關(guān)時填制并提交海關(guān)。不過目前除大型外貿(mào)公司或出口企業(yè)外，眾多出口商一般委托貨運代理公司一并代理報關(guān)事宜。

出口報關(guān)單一式六聯(lián)：海關(guān)作業(yè)聯(lián)、海關(guān)留存聯(lián)、企業(yè)留存聯(lián)、海關(guān)核銷聯(lián)、出口收匯聯(lián)、出口退稅聯(lián)。清關(guān)后，退回收匯聯(lián)和退稅聯(lián)。

14. 信用證

以信用證為結(jié)算式的，在信用證開出并抵達出口商(信用證受益人)的銀行后，銀行會做通知，并交信用證連同通知轉(zhuǎn)交出口商。

此外，在實務(wù)中偶然還會有見到其他的單據(jù)，例如：

海關(guān)發(fā)票：

是出口商應(yīng)進口商海關(guān)要求出具的一種單據(jù)，基本內(nèi)容同普通的商業(yè)發(fā)票類似，其格式一般由進口國海關(guān)統(tǒng)一制定并提代，主要是用于進口國海關(guān)統(tǒng)計、核實原產(chǎn)地、查核進口商品價格的構(gòu)成等。其格式可在各國海關(guān)的官方網(wǎng)站上下載。例如加拿大海關(guān)發(fā)

領(lǐng)事發(fā)票：

由進口國駐出口國的領(lǐng)事出具的一種特別印就的發(fā)票。這種發(fā)票證明出口貨物的詳細情況，為進口國用于防止外國商品的低價傾銷，同時可用作進口稅計算的依據(jù)，有助于貨物順利通過進口國海關(guān)。

出具領(lǐng)事發(fā)票時，領(lǐng)事館一般要根據(jù)進口貨物價值收取一定費用。這種發(fā)票主要為拉美國家所采用。

匯票：

匯票是由出票人簽發(fā)并由付款人按約定的付款期限(即期或遠期)對指定的受款人條件支付一定金額的指令。一般出現(xiàn)在信用證操作中，由銀行提供空白票據(jù)，出口商填寫，付款人簽字以確認付款。

了解這些單證知識以后，我們對外貿(mào)就有個清晰的流程概念了。

外貿(mào)流程：

1.外貿(mào)洽談前期，制作形式發(fā)票用于報價、交易參考或客戶申請進口許可等。

2.交易確認以后，制作外貿(mào)合同。

3.準備交貨的時候，制作商業(yè)發(fā)票、裝箱單、核銷單、報關(guān)單，申請商檢放行單等報關(guān)出口。

4.報關(guān)后海關(guān)退返核銷單、報關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷聯(lián)等。

5.交貨付運后，得到三證三副提單。

6.制作、申辦、整理客戶所需的全套單據(jù)，如發(fā)票、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。

7.憑收匯銀行水單、核銷單、報關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。

單證遺失事故的處理：

單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據(jù)在交付郵政或快遞公司轉(zhuǎn)遞過程中遺失的。

而目前，我國對郵政及快遞公司遺失文件的賠償制度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計算。

而外貿(mào)單證的特殊性使得這個賠償數(shù)額無論如何也不濟事。因此，發(fā)生類似事情的時候，追究責任意義不大，關(guān)鍵還要靠自己去盡力補救。

首先要防患于未然，企業(yè)內(nèi)部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業(yè)務(wù)員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。

老業(yè)務(wù)員喜歡在交易確立以后就制作客戶檔案，列明所需單證、辦理時間和單證收取記錄，這是個很好的經(jīng)驗。

公司有專門的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊，還要與業(yè)務(wù)員建立起單證交接登記本，避免轉(zhuǎn)交過程中的“真空”缺漏。

所有的單據(jù)，都復印一份，以備萬一出紕漏時可以對照原單處理。

單證遺失后，要第一時間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補制，屬于國家機構(gòu)或第三方出具的，及時通知出具人，辦理補單手續(xù)。詳細如下：

1. 報關(guān)單據(jù)的遺失

發(fā)票等單據(jù)在報關(guān)前遺失的，盡量自己補發(fā)并快遞給報關(guān)代理人。如果是長期合作的報關(guān)代理人，不妨預先留幾份簽章空白發(fā)票箱單等，以便急需時由報關(guān)代理人幫忙填寫。

這在外貿(mào)操作中比較常見。但這樣做的風險很大，存在著報關(guān)代理人私用于偽造單據(jù)的可能。

隨付報關(guān)的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報告外匯管理局，登報聲明作廢，再另外出具一份核銷單。

海關(guān)已簽發(fā)的報關(guān)單證明聯(lián)、核銷聯(lián)遺失，可以向海關(guān)提出書面申請補簽，并隨附有關(guān)證明材料，海關(guān)審核同意后，可予以補簽。海關(guān)在證明聯(lián)、核銷聯(lián)上注明“補簽”字樣，并按規(guī)定收取工本費。

2. 提單的遺失

提單遺失后，可以通過貨代補發(fā)提單，或電放(收貨人無需正本提單，憑貨代電報指示放貨)形式解決。但辦理起來較為棘手，各個船公司規(guī)定不同，通常根據(jù)與出口商的關(guān)系而定。

因為補發(fā)提單對貨代而言風險很大，如果因此出現(xiàn)冒領(lǐng)或其他糾紛----比如出口商惡意欺詐，將原提單交付客戶或銀行以后，謊稱遺失，借以扣留貨物----貨代難脫干系。

特別地，如果是“記名提單”(即提單上限定具體的提貨人)比較好辦，只要提貨人證明自己身份即可電放，但如果是“指示提單”(即提單上暫未指定收貨人，這一點在本書后面的貨運章節(jié)中將詳細解釋)就麻煩了。

如果貨代信任發(fā)貨人，那么通常發(fā)貨人一封保函(擔保因此出現(xiàn)的所有責任由發(fā)貨人自己承擔)即可解決;而如果彼此不熟悉，則貨代通常會要求在出具保函的同時提供相當于貨值或雙倍的擔保金，擔保金期限甚至長達一年。這對于貨主而言將是個沉重的負擔。

3. 原產(chǎn)地證的遺失或修改

如果因?qū)嶋H交貨與申報的不符，或有其他錯漏，需要修改補充原產(chǎn)地證內(nèi)容，必須申明更改理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機構(gòu)審查符合要求后，重新辦理申請手續(xù)，收回原發(fā)原產(chǎn)地證，換發(fā)新證。

如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀，從簽發(fā)之日起半處內(nèi)，申請單位必須向簽證機構(gòu)申明理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機構(gòu)審查同意后重新辦理申請手續(xù)。簽證機構(gòu)在新簽證書上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號原產(chǎn)地證作廢”。

這里說的簽證機構(gòu)，可以是進出口商品檢驗檢疫局，也可以是各地的貿(mào)易促進會。單證繕制正確完整，就為收取貨款奠定了基礎(chǔ)。然而，如何在交付貨物單證后順利收回貨款，仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時、安全收回，所有業(yè)務(wù)都是一場空。

前面我們曾說過，為保障出口商收回貨款，理論上通行的做法是信用證。實際上除了信用證外，還有幾種結(jié)算方式。不過信用證始終算最安全、最有保障的，當然，也是手續(xù)費最貴的。